Jak sehnat sponzory na maturitní ples

Dobře připravená třída vybere od sponzorů 20 000 až 40 000 korun a k tomu ceny do tomboly za dalších deset tisíc. Špatně připravená třída rozešle třicet e-mailů a dostane dvě odpovědi, obě zamítavé.

Rozdíl není ve štěstí. Je v tom, koho oslovíte, kdy a s čím přijdete.

Koho oslovit

Seřazeno podle toho, jak často to vyjde.

1. Firmy, kde pracují rodiče spolužáků. Nejvyšší úspěšnost ze všech. Rodič nemusí být majitel — stačí, když má koho poprosit. Začněte tím, že ve třídě obejdete všechny a zeptáte se, kde kdo z rodičů dělá. Většina tříd tenhle krok přeskočí a přijde tím o polovinu možných peněz.

2. Místní podniky v okolí školy. Autoservis, kadeřnictví, pizzerie, fitness centrum, autoškola, květinářství. Jejich zákazníci jsou přesně lidi, kteří na ples přijdou. Chodí sem osobně, ne e-mailem.

3. Firmy, kde maturanti brigádničí. Máte tam jméno a někoho, kdo za vás ztratí slovo.

4. Absolventi školy. Ptejte se třídního a vedení. Někdy má škola seznam a někdy dokonce tradici, že bývalí studenti na ples přispívají.

Koho neoslovovat: velké řetězce a korporace přes obecný kontaktní formulář. Sponzoring řeší centrála, mají na to proces, a maturitní ples do něj nepasuje. Ušetříte si dvacet nezodpovězených e-mailů.

Kdy oslovit

Září až říjen. Ne později. Dva důvody:

1. Firmy plánují marketingové rozpočty na kalendářní rok. V prosinci už je vyčerpaný a v lednu se teprve schvaluje nový.
2. Peníze od sponzorů potřebujete dřív, než zaplatíte zálohu za sál — tedy typicky do listopadu. Kdo shání sponzory v lednu, shání je na doplacení, ne na rozjezd.

S čím přijít

Tohle rozhoduje. Většina tříd napíše „sháníme sponzory na maturitní ples, prosíme o příspěvek”. To je žádost o almužnu. Sponzoring je obchod: firma dává peníze a chce za ně něco vidět.

Připravte tři úrovně a napište k nim, co za to firma dostane:

Věcná cena do tomboly je samostatná kategorie. Pro spoustu firem je to jednodušší než hotovost — vydat poukaz na střih nebo večeři pro dva je pro ně náklad pár set korun a nemusí to nikdo účtovat jako reklamu.

Jak oslovit

Osobně, ne e-mailem. Dvojice studentů, slušně oblečená, ve všední den dopoledne nebo brzy odpoledne. Přijdete, řeknete, kdo jste, a necháte tam jeden list papíru. Úspěšnost osobní návštěvy je násobně vyšší než e-mailu.

Ten list papíru musí obsahovat:

• kdo jste — škola, třída, počet maturantů,
• kdy a kde ples je,
• kolik lidí přijde (číslo, ne „hodně”),
• tři úrovně partnerství s tím, co za ně firma dostane,
• kontakt na jednoho konkrétního člověka z třídy — jméno, telefon, e-mail,
• do kdy potřebujete odpověď.

Jeden list. Ne tři.

Text, který můžete použít

Dobrý den,

jsme maturanti ze [škola], třída [třída]. V [měsíc] pořádáme maturitní ples v [sál], čekáme kolem [číslo] hostů — většina z nich jsou lidi z [město] a okolí.

Sháníme partnery, kteří nám s plesem pomůžou. Na oplátku dáváme logo na plakáty, vstupenky a plátno v sále a poděkování od moderátora. Podrobnosti jsou na přiloženém listu.

Kdyby vás to zajímalo, ozvěte se mi na [telefon] nebo [e-mail]. Odpověď potřebujeme do [datum], ať stihneme tisk.

Děkujeme za čas, [jméno], [třída]

Konkrétní čísla, konkrétní datum, konkrétní člověk. Žádné „byli bychom velmi vděčni”.

Co potom

Ozvěte se znovu. Za týden až deset dnů. Ne otravně, jednou. Velká část kladných odpovědí přichází až po připomenutí — ne proto, že by firma váhala, ale proto, že to zapadlo.

Splňte, co jste slíbili. Logo na plakátu musí být na plakátu. Moderátor musí sponzory přečíst. Fotku roll-upu v sále pošlete firmě druhý den — to je ta jediná věc, kterou od vás chtějí, a devět tříd z deseti to neudělá.

Poděkujte po plese. Krátký e-mail s pár fotkami. Stojí to deset minut a je to jediný důvod, proč vám příští rok dají peníze i vaši mladší spolužáci.

Na co si dát pozor

• Domluvte se ve třídě, kdo to má na starosti. Když sponzory obchází pět lidí bez koordinace, jedna firma dostane tři různé nabídky a nikdo neví, kdo co slíbil.
• Peníze musí někam dorazit. Založte si na to jeden účet a jednoho člověka, který ho spravuje. Vybírání do obálky ve třídě je cesta k hádce.
• Sponzoring nad 10 000 Kč může firma chtít podložit smlouvou nebo aspoň fakturou. Zeptejte se třídního nebo vedení školy, jestli to škola umí vystavit — spousta škol to udělá bez problému.
• Nedávejte logo někoho, kdo nezaplatil. I když slíbil. Tiskne se až po připsání peněz.

Kolik z toho reálně bude

Realistický cíl pro třídu, která se do toho pustí v září: pět až deset sponzorů, 20 000 až 40 000 Kč, plus ceny do tomboly. To pokryje foto a video celé, nebo většinu kapely.

Když se do toho pustíte v lednu, počítejte s pětinou.