Když se na plese něco pokazí

Za sto dvacet plesů jsme viděli přijet kapelu o dvě hodiny později, onemocnět moderátora tři hodiny před začátkem a nedorazit šerpy v den plesu. Žádný z těch plesů se nezkazil — protože měly někoho, kdo věděl, co dělat.

Příprava na tohle zabere třicet minut a je to nejlépe investovaný půlhodina z celé organizace.

Jeden člověk, který nic jiného nedělá

Nejdůležitější věc na celém seznamu.

Určete jednoho člověka z třídy, který celý večer nemá žádnou jinou službu. Neprodává tombolu, nehlídá šatnu, netančí v půlnočním překvapení. Jen je zastižitelný a řeší, co přijde.

Je to nudná role a nikdo ji nechce. Bez ní se každý problém řeší tak, že tři lidi hledají čtvrtého, který má telefon na kapelu.

Ten člověk má u sebe:

• vytištěné kontakty na všechny dodavatele (telefon nefunguje, když se vybije),
• hotovost 3 000 až 5 000 Kč na drobné výdaje,
• vytištěný program večera,
• nabitou powerbanku.

Co se stává nejčastěji

Kapela nebo DJ přijede pozdě. Nejčastější problém ze všech. Řešení: mějte na telefonu playlist na dvě hodiny a domluvte se se sálem, kdo umí obsluhovat ozvučení. Volejte hned, jak nedorazí v čas stavění — ne až v době, kdy má hrát.

Moderátor onemocní. Mějte druhého člověka, který zná program a umí číst jména. Nemusí být vtipný. Musí jména přečíst správně.

Šerpy nedorazí. Jediné řešení je nedopustit to: vyzvedněte je týden předem. Když k tomu přesto dojde, šerpování se dá udělat symbolicky s jednou šerpou a rozdat je později.

Někdo z maturantů nedorazí na nástup. Domluvte se dopředu, že se šerpuje na konci a nástup se kvůli tomu nezastaví.

Technika v sále nefunguje. Mikrofon, projektor, světla. Zjistěte při přebírání sálu, kdo je za techniku zodpovědný a jak se mu volá po deváté večer.

Hudba k půlnočnímu překvapení se nedá přehrát. Proto má být na třech místech: u zvukaře, u vás a v e-mailu.

Někdo to přežene s alkoholem. Domluvte se dopředu s vedením školy, jak se to řeší, a mějte kontakt na někoho, kdo dotyčného odveze. Neřešte to sami na parketu.

Co se stává vzácně, ale bolí

Výpadek proudu. Zeptejte se sálu, jestli má náhradní zdroj. Většinou nemá. Mějte v záloze pár svíček — vypadá to líp, než to zní.

Zranění. Zjistěte, kde je v sále lékárnička, a mějte v telefonu číslo na nejbližší pohotovost. Ve dvě ráno to nikdo hledat nebude.

Někdo se ztratí a nemá kde spát. Řekněte při zahájení, kde se sraz a kdy odjíždí poslední společná doprava.

Co my děláme na své straně

Ať vám to nemusíme vysvětlovat, až se to stane:

• Vozíme dvě těla a náhradní objektivy. Porucha jednoho přístroje ples neohrozí.
• Karty zálohujeme ještě týž večer na dvě místa, než odjedeme.
• Při nemoci posíláme náhradu z týmu, ne omluvu.
• Když bychom termín nezvládli obsadit, vracíme zálohu celou a dáme vědět co nejdřív.

Je to popsané v obchodních podmínkách, protože slib, který není nikde napsaný, není slib.

Krizový seznam na jednu stránku

Vytiskněte a dejte tomu člověku, který nic jiného nedělá:

1. Kontakty: sál, kapela/DJ, fotograf, kameraman, moderátor, catering, třídní.
2. Kdo je zodpovědný za techniku v sále a jeho telefon.
3. Program večera s časy.
4. Kde je lékárnička a hasicí přístroj.
5. Kolik je hotovosti a u koho.
6. Kdo rozhoduje, když se nikdo nemůže domluvit.

Šest bodů. Většinu z nich nepoužijete. Ten jeden, který použijete, vám zachrání večer.