Příprava maturitního plesu: co dělat 12 měsíců dopředu

Maturitní ples se dá zorganizovat za tři měsíce. Bude to ale ples v horším sále, s dražší kapelou a se třídou, která spolu do konce roku nepromluví.

Tahle osa předpokládá, že začínáte rok předem, tedy zhruba v lednu nebo únoru předmaturitního ročníku.

12 měsíců předem — sál

Jediná věc, která se opravdu nedá odkládat.

• Rezervujte sál. Dobré sály na únorové soboty jsou zamluvené rok dopředu. Když v lednu voláte na letošní listopad, berete zbytky.
• Zjistěte, co škola dovolí. Některé školy chtějí ples v konkrétní termíny, některé chtějí schválit sál, některé nechtějí nic. Zeptejte se třídního hned.
• Zvolte tým. Tři až pět lidí, kteří to potáhnou. Ne celá třída — celá třída se nedomluví.

Sál rezervujte i bez toho, abyste měli vybranou kapelu, jídlo nebo cokoli dalšího. Všechno ostatní se dá dohnat, sál ne.

9–10 měsíců předem — velké položky

• Kapela nebo DJ. Dobré kapely mají sezónu zamluvenou podobně jako sály.
• Foto a video. Ze stejného důvodu. My držíme termín až po záloze, stejně to má většina fotografů.
• Hrubý rozpočet. Nemusí sedět na koruny. Musí obsahovat všechny položky, ať vás žádná v prosinci nepřekvapí. Rozpis položek máme v samostatném článku.

6 měsíců předem — peníze zvenku

Tohle je měsíc, kdy se rozhoduje, jestli budete doplácet.

• Oslovte sponzory. Září a říjen je nejlepší doba — firmy mají ještě rozpočet a vy potřebujete peníze dřív, než zaplatíte zálohy. Postup máme sepsaný zvlášť.
• Sežeňte ceny do tomboly. Shánějí se snáz než hotovost a vydělají podobně.
• Domluvte se, kdo bude moderovat. Někdo z třídy, absolvent, nebo profesionál. Každá varianta má jinou cenu a jiné riziko.

4 měsíce předem — program

• Rozhodněte o půlnočním překvapení. Ne co to bude, ale že to bude a kdo to má na starosti. Výběr námětu může trvat další měsíc, ale nesmí se na to zapomenout.
• Začněte nacvičovat polonézu nebo předtančení, pokud je chcete. Realisticky potřebujete deset až patnáct zkoušek.
• Objednejte šerpy. Výroba s výšivkou trvá tři až šest týdnů, a nejde se s tím uspěchat, protože se na nich objevují jména.

2–3 měsíce předem — prodej

• Vytiskněte a začněte prodávat vstupenky. Osm až deset týdnů předem je optimum. Kolik a za kolik, rozebíráme zvlášť.
• Plakáty a sociální sítě. Založte událost, dejte tam datum, sál, cenu a odkaz na to, kde se vstupenky prodávají.
• Potvrďte všechny dodavatele. Jeden e-mail každému: platí, co jsme se domluvili? Ušetří to nepříjemné překvapení.

1 měsíc předem — detaily

• Sestavte program večera s časy. Nemusí být na minutu, ale pořadí musí být jasné.
• Rozdělte služby. Kdo hlídá šatnu, kdo prodává tombolu, kdo vítá u vchodu, kdo řeší problémy. Napište to na papír se jmény.
• Vyřešte výzdobu. Zjistěte, co sál dovolí — spousta sálů zakazuje lepit cokoli na stěny.
• Zkontrolujte, že šerpy dorazily a že jsou na nich správná jména. Vždycky je jedno špatně.

Týden předem

• Pošlete program dodavatelům. Fotograf, kameraman, kapela, moderátor. Nejčastější důvod, proč fotografovi něco uteče, je, že nevěděl, co přijde.
• Poslední zkouška půlnočního překvapení na místě, pokud to jde.
• Domluvte, kdo přebírá sál a kdy se dá začít zdobit.
• Připravte hotovost na drobné výdaje. Vždycky se něco objeví.

Den plesu

• Přijeďte o dvě hodiny dřív, než myslíte, že je potřeba.
• Jeden člověk musí být od začátku do konce zastižitelný a nesmí mít jinou službu. Je to nudná role, ale je nejdůležitější.
• Zbytek už si to užijte. Od téhle chvíle to stejně nezměníte.

Co se dá stihnout, když začínáte pozdě

Když jste na tom tak, že do plesu zbývá pět měsíců, priorita je jasná:

1. Sál (i horší než ideální).
2. Peníze — vstupenky a sponzoři naráz.
3. Kapela nebo DJ.
4. Foto a video.
5. Všechno ostatní.

Šerpy, výzdoba i půlnoční překvapení se dají zvládnout za měsíc. Sál a peníze ne.