Smlouva s fotografem a kapelou: na co si dát pozor

Na ples pošlete zálohy v řádu desítek tisíc korun lidem, které jste nikdy neviděli, na základě e-mailu. U sálu, kapely, fotografa i cateringu. Vyplatí se strávit hodinu tím, aby to bylo v pořádku.

Kdo vlastně podepisuje

Tohle vyřešte dřív, než začnete cokoli rezervovat.

Nezletilý student nemůže platně uzavřít smlouvu na desítky tisíc korun. Není to formalita — v případě sporu je taková smlouva napadnutelná a vy jste bez ochrany.

Možnosti:

• Škola. Nejčistší varianta. Spousta škol to udělá, když se zeptáte. Někdy chtějí schválit rozpočet.
• Spolek rodičů (SRPŠ). Velmi časté řešení. Má IČO, umí vystavit i přijmout fakturu.
• Zletilý zástupce třídy. Funguje, ale ten člověk za to ručí osobně. Musí to vědět.
• Rodič jednoho z maturantů. Totéž.

Ať zvolíte cokoli, řekněte to dodavatelům dopředu. My i většina dodavatelů vystavíme fakturu na koho potřebujete — ale musíme to vědět, než ji vystavíme.

Co musí být v každé smlouvě

Bez ohledu na to, jestli jde o sál, kapelu nebo fotografa:

• Datum, místo a čas. Od kdy do kdy je dodavatel na místě.
• Co přesně dodává. Ne „foto služby”, ale „minimálně 400 upravených fotografií, dodání do 7 dnů”.
• Celková cena a co je v ní. Včetně toho, co v ní není — doprava, přesčas, technika.
• Výše zálohy a splatnost.
• Storno podmínky obou stran. Nejen vaše. Co se stane, když zruší dodavatel?
• Co když dodavatel nemůže přijet. Náhrada, nebo vrácení zálohy?
• Kontakt na konkrétního člověka, ne jen na firmu.

Čeho si všímat u fotografa a kameramana

• Minimální počet fotografií. „Dodáme výběr fotografií” neznamená nic. Musí tam být číslo.
• Termín odevzdání. Zase číslo, ne „co nejdřív”. Rozdíl mezi sedmi dny a šesti týdny je zásadní a poznáte ho až po plese.
• Co se rozumí úpravou. Barevné a expoziční úpravy jsou standard. Retuš každého obličeje ne.
• Licence. Musí být jasné, že fotky můžete používat na sítích, v tisku i na tablu. A jestli je smí dodavatel zveřejnit ve svém portfoliu.
• Kolik lidí přijede. „Tým” může znamenat jednoho člověka.
• Zálohování. Co se stane, když se poškodí karta? Slušný dodavatel zálohuje ještě ten večer na dvě místa.

Naše podmínky máme veřejné na samostatné stránce — ne proto, že bychom museli, ale proto, že si je má zákazník přečíst dřív, než pošle zálohu.

Věty, které znamenají problém

„Cenu doladíme.“ Ne. Cena je součást smlouvy.

„To se běžně nedává písemně.“ Dává.

„Zaplaťte celou částku předem, dostanete slevu.“ U dodavatele bez dohledatelné historie je to riziko, které nestojí za pár tisíc.

„Smlouvu nepotřebujeme, domluvíme se.“ Možná se opravdu domluvíte. Ale když ne, nemáte nic.

„Fotky dodáme do několika týdnů.“ Kolika?

„Storno podmínky nemáme.“ To znamená, že je určí, až budete rušit.

Jak si dodavatele ověřit

• IČO v ARES. Trvá to třicet vteřin. Zjistíte, jestli firma existuje, jak dlouho a kdo za ní stojí.
• Reference s odkazem. Ne text v uvozovkách, ale odkaz na profil školy nebo příspěvek, který se dá otevřít.
• Portfolio z plesů, ne ze svateb. Ples je jiná disciplína — tma, pohyb, dvě stě lidí.
• Zeptejte se ročníku nad vámi. Nejlepší reference, jaká existuje, a je zdarma.

Než pošlete zálohu

Projděte si tenhle seznam:

1. Sedí ve smlouvě datum a místo plesu?
2. Je tam číslo u všeho, co se dá vyčíslit?
3. Vím, kdo za dodavatele podepsal a jaké má IČO?
4. Mám storno podmínky obou stran?
5. Podepsal to za nás někdo, kdo to podepsat může?
6. Mám kopii smlouvy uloženou tam, kde ji najdu i za půl roku?

Šest otázek, deset minut. Ušetří to týdny nepříjemností v únoru.